ISO 9001, kuruluşların müşteri memnuniyetini artırmak, sürekli iyileştirme sağlamak ve iş süreçlerini etkin bir şekilde yönetmek için uyguladıkları kalite yönetim sisteminin standartlarını belirleyen uluslararası bir normdur. ISO 9001 belgesi almak isteyen kuruluşlar, bu standartlara uygun olarak kalite yönetim sistemlerini kurmalı, dokümante etmeli ve uygulamalıdırlar.
ISO 9001 denetimleri ve belgelendirme süreci, kuruluşların kalite yönetim sistemlerinin ISO 9001 standartlarına uygunluğunu değerlendirmek ve belgelemek için gerçekleştirilen bir dizi faaliyettir. Bu süreç şu aşamalardan oluşur:
– Başvuru: Kuruluş, ISO 9001 belgesi almak için akredite bir belgelendirme kuruluşuna başvurur. Başvuru formunda kuruluşun genel bilgileri, faaliyet alanı, çalışan sayısı, ürün ve hizmetleri gibi detaylar yer alır.
– Ön denetim: Belgelendirme kuruluşu, başvuru formunu inceleyerek kuruluşun ISO 9001 standartlarına uygunluğunu ön değerlendirmeye tabi tutar. Ön denetim, kuruluşun zayıf ve güçlü yönlerini belirlemek, eksiklikleri tespit etmek ve iyileştirme önerileri sunmak için yapılır. Ön denetim zorunlu değildir ancak tavsiye edilir.
– Belgelendirme denetimi: Belgelendirme kuruluşu, ön denetim sonucunda hazırlanan raporu göz önünde bulundurarak belgelendirme denetimi planlar. Belgelendirme denetimi, kuruluşun kalite yönetim sisteminin ISO 9001 standartlarına uygunluğunu doğrulamak için yapılır. Belgelendirme denetimi iki aşamadan oluşur:
- Belgelendirme kuruluşu, kuruluşun kalite yönetim sistemi dokümantasyonunu inceler ve sistemin ISO 9001 standartlarına uygun olarak tasarlanıp tasarlanmadığını değerlendirir. Ayrıca, kuruluşun faaliyet alanına, ürün ve hizmetlerine, yasal ve düzenleyici gerekliliklere uyumunu da kontrol eder. Aşama 1 sonucunda bir rapor hazırlanır ve aşama 2 için hazırlık yapılır.
- Belgelendirme kuruluşu, kuruluşun kalite yönetim sisteminin uygulamada işleyip işlemediğini görmek için saha ziyareti gerçekleştirir. Saha ziyaretinde, kuruluşun üst yönetimi, çalışanları, müşterileri ve tedarikçileri ile görüşmeler yapılır. Ayrıca, iş süreçleri, kayıtlar, performans göstergeleri, iç denetimler ve düzeltici faaliyetler gibi konular da incelenir. Aşama 2 sonucunda bir rapor hazırlanır ve belgelendirme kararı verilir.
– Belgelendirme kararı: Belgelendirme kuruluşu, aşama 1 ve aşama 2 raporlarını değerlendirerek belgelendirme kararını verir. Eğer kuruluşun kalite yönetim sistemi ISO 9001 standartlarına uygun bulunursa, belge verilir. Eğer uygun bulunmazsa, eksikliklerin giderilmesi için bir süre tanınır veya belge reddedilir.
– Gözetim denetimleri: Belgelendirme kuruluşu, belge verildikten sonra kuruluşun kalite yönetim sisteminin sürekli olarak ISO 9001 standartlarına uygunluğunu izlemek için periyodik olarak gözetim denetimleri yapar. Gözetim denetimleri, belgelendirme denetimlerine benzer şekilde yapılır ancak daha kısa süreli ve daha az kapsamlıdır. Gözetim denetimleri sonucunda bir rapor hazırlanır ve belgenin devam edip etmeyeceği kararlaştırılır.
– Yenileme denetimi: Belgelendirme kuruluşu, belgenin geçerlilik süresinin dolmasından önce kuruluşun kalite yönetim sisteminin ISO 9001 standartlarına uygunluğunu tekrar değerlendirmek için yenileme denetimi yapar. Yenileme denetimi, belgelendirme denetiminin aşama 2’sine benzer şekilde yapılır. Yenileme denetimi sonucunda bir rapor hazırlanır ve belgenin yenilenip yenilenmeyeceği kararlaştırılır.
ISO 9001 denetimleri, kuruluşların kalite yönetim sistemlerini geliştirmelerine, müşteri memnuniyetini artırmalarına, rekabet avantajı sağlamalarına ve uluslararası pazarlara açılmalarına yardımcı olur. Bu süreçte, kuruluşlar belgelendirme kuruluşları ile işbirliği içinde olmalı, denetimlere hazırlıklı olmalı ve eksiklikleri gidermek için çaba göstermelidirler.
