Bir üretim hattını düşünün; her bir istasyon mükemmel çalışıyor, personeliniz en iyi eğitimi almış ve makineleriniz son teknoloji. Ancak, dışarıdan gelen bir hammadde hatalıysa veya kritik bir parça zamanında teslim edilmezse, kurduğunuz bu mükemmel sistem bir anda durma noktasına gelebilir.
ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi’nin en kritik maddelerinden biri olan Madde 8.4 (Dışarıdan Tedarik Edilen Süreçlerin, Ürünlerin ve Hizmetlerin Kontrolü), işte tam olarak bu riski yönetmek için tasarlanmıştır. Eski versiyonlarda sadece “Satın Alma” olarak bilinen bu süreç, artık dış kaynaklı (outsource) süreçleri de kapsayan çok daha geniş bir yönetim anlayışını zorunlu kılar.
Bu rehberde, VertaCert uzmanlığıyla, ISO 9001 standartlarına tam uyumlu bir tedarikçi yönetim sisteminin nasıl kurulacağını, seçme ve değerlendirme kriterlerinin nasıl belirleneceğini en ince detayına kadar inceleyeceğiz.
Önemli Bilgi: Tedarikçi yönetimi, ISO 9001 standardının bütününün bir parçasıdır. Sistemin genel yapısı, risk yönetimi ve diğer maddeler hakkında kapsamlı bilgi edinmek için ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi ana rehberimizi mutlaka inceleyin.
ISO 9001 Madde 8.4 Ne İstiyor?
Standart, dışarıdan aldığınız ürün veya hizmetin, sizin müşterinize sunduğunuz kaliteyi olumsuz etkilememesini garanti altına almanızı ister. Bu maddeyi üç ana fazda ele almalıyız:
Seçim (8.4.1): Kiminle çalışacağınıza nasıl karar veriyorsunuz?
Kontrol (8.4.2): Tedarikçinin sağladığı ürün/hizmeti nasıl denetliyorsunuz?
İletişim (8.4.3): Tedarikçiye ne istediğinizi doğru anlatıyor musunuz?
Bu süreç sadece hammadde tedarikçilerini değil; bakım onarım firmalarını, lojistik şirketlerini ve hatta dışarıdan aldığınız muhasebe veya eğitim hizmetlerini de kapsar.
1. Aşama: Tedarikçi Seçimi ve İlk Değerlendirme
Bir tedarikçiyle çalışmaya başlamadan önce, firmanın **”Onaylı Tedarikçi Listesi”**ne girmesi gerekir. Bu listeye giriş ise rastgele değil, somut kriterlere dayalı olmalıdır.
İlk Seçim Kriterleri Neler Olmalı?
Tedarikçiyi sisteme dahil etmeden önce şu soruların yanıtlarını aramalısınız:
Kalite Belgeleri: ISO 9001, ISO 14001 vb. sertifikaları var mı? (Sertifikası olan tedarikçiler genellikle daha düşük risk taşır.)
Kapasite ve Teknoloji: Talep ettiğiniz miktarı, istediğiniz sürede üretebilecek makine parkuruna ve insan kaynağına sahip mi?
Finansal İstikrar: Uzun vadeli bir proje için anlaştığınız tedarikçinin 3 ay sonra iflas etme riski var mı?
Lojistik Konum: Teslimat süreleri üretim planlamanıza uyuyor mu?
Referans Kontrolü: Sektördeki diğer müşterileri onlardan memnun mu?
Öneri: Kritik tedarikçiler için sadece beyana güvenmeyin, yerinde ziyaret (2. Taraf Denetim) gerçekleştirerek tesislerini bizzat görün.
2. Aşama: Tedarikçi Performans Değerlendirme (Puanlama Sistemi)
Tedarikçi seçildi ve çalışmaya başladınız. ISO 9001, tedarikçilerin performansının sürekli izlenmesini ve tekrar değerlendirilmesini zorunlu kılar. Genellikle yılda bir veya altı ayda bir yapılan bu değerlendirmeler, “Tedarikçi Karnesi” oluşturmanızı sağlar.
İşte uygulanabilir, detaylı bir puanlama metriği örneği:
Örnek Puanlama Tablosu (Toplam 100 Puan)
| Değerlendirme Kriteri | Ağırlık | Puanlama Mantığı |
| 1. Ürün/Hizmet Kalitesi | %40 | Gelen ürünlerin reddedilme oranı (PPM), şartnameye uygunluk, iade sayıları. (Örn: 0 Hata = 40 Puan, %5 Hata = 20 Puan) |
| 2. Teslimat Performansı | %30 | Termin sürelerine uyum. Erken veya geç teslimatların sıklığı. (Örn: Tam zamanında = 30 Puan, Her gecikme için -5 Puan) |
| 3. Fiyat İstikrarı | %15 | Piyasa koşullarına göre fiyat artışları, ödeme vadesi esnekliği. |
| 4. İletişim ve Esneklik | %10 | Acil durumlara reaksiyon hızı, ulaşılabilirlik, dökümantasyon desteği. |
| 5. Kalite Sistemi | %5 | ISO belgelerinin güncelliği ve devamlılığı. |
Değerlendirme Sonucu Aksiyonları
Puanlama sonucunda tedarikçilerinizi sınıflandırmanız, risk yönetimi açısından hayati önem taşır:
A Sınıfı (90-100 Puan): Mükemmel tedarikçi. Stratejik iş birliği artırılabilir.
B Sınıfı (70-89 Puan): Kabul edilebilir ancak gelişime açık. İyileştirme alanları tedarikçiye bildirilmeli.
C Sınıfı (70 Puan Altı): Riskli tedarikçi. Düzeltici Faaliyet (DÖF) açılmalı ve belirli bir sürede düzelme olmazsa alternatif aranmalı.
3. Aşama: Kontrolün Türü ve Boyutu (Madde 8.4.2)
Her tedarikçiyi aynı sıklıkta ve aynı yöntemle kontrol etmek verimsizdir. ISO 9001, risk temelli yaklaşımı benimser.
Kırtasiye Malzemesi Tedarikçisi: Sadece irsaliye kontrolü ve miktar sayımı yeterlidir. Üretim kalitesini doğrudan etkilemez.
Hammadde Tedarikçisi: Üretiminizin kalbi burasıdır. Burada “Girdi Kalite Kontrol” testleri (ölçüm, analiz, laboratuvar testleri) uygulanmalıdır.
Fason Üretici: Ürünü sizin adınıza üreten firmalarda kontrol, ürün size gelmeden tedarikçinin sahasında yapılmalıdır.
VertaCert İpucu: Girdi kontrollerinde %100 kontrol yapmak yerine, ISO 2859-1 gibi örnekleme standartlarını kullanarak hem zamandan tasarruf edebilir hem de istatistiksel olarak güvenilir sonuçlar alabilirsiniz.
4. Aşama: Tedarikçilere Bilgi (Madde 8.4.3)
Çoğu tedarikçi hatası, aslında satın alma aşamasındaki eksik iletişimden kaynaklanır. Standardın 8.4.3 maddesi, sipariş verirken tedarikçiye neleri bildirmeniz gerektiğini netleştirir.
Bir sipariş formunda veya sözleşmede şunlar mutlaka yer almalıdır:
Ne İstiyoruz?: Ürün adı, kodu, teknik resmi, revizyon numarası.
Nasıl Onaylayacağız?: “Ürünler depomuza geldiğinde X testinden geçecek, geçemezse iade edilir” bilgisi.
Personel Yetkinliği: Özellikle hizmet alımlarında (örn: kaynakçı, iş güvenliği uzmanı) personelin sahip olması gereken sertifikalar.
Etkileşim: İletişimin kiminle, nasıl kurulacağı.
Performans Beklentisi: “Yıllık değerlendirmede 80 puan altı alırsanız çalışmayı durdurabiliriz” bilgisi tedarikçiye baştan verilmelidir.
Tedarikçiniz Kalitenizin Aynasıdır
ISO 9001 Madde 8.4, basit bir satın alma prosedürü değil, işletmenizin sürdürülebilirliği için bir güvenlik kalkanıdır. Tedarikçilerinizi denetlemek, onlara zorluk çıkarmak değil; her iki tarafın da süreçlerini iyileştiren bir ortaklık kültürü oluşturmaktır.
Doğru tedarikçi seçimi ve etkin izleme sistemi; maliyetlerinizi düşürür, üretim duruşlarını engeller ve en önemlisi müşteri memnuniyetinizi garanti altına alır.
VertaCert ile Sisteminizi Kurun
Tedarikçi değerlendirme prosedürlerinizin ISO 9001:2015 standardına tam uyumlu olup olmadığından emin değil misiniz? Veya belgelendirme sürecinde profesyonel bir rehberliğe mi ihtiyacınız var?
Süreçlerimizi ve çözümlerimizi detaylı incelemek için ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi sayfamızı ziyaret edebilir, uzmanlarımızla iletişime geçebilirsiniz.
