ISO Belgenizi Aldınız. Peki, Şimdi Ne Olacak?
Bir ISO belgesi (ISO 9001, 14001, 45001 vb.) almak, işletmeniz için kalite, güvenlik veya çevre yönetimi standartlarına ulaştığınızı gösteren önemli bir dönüm noktasıdır. Ancak, ISO standartları “bir kez alınıp duvara asılan” statik belgeler değildir; onlar yaşayan, nefes alan ve sürekli iyileştirilmesi gereken sistemlerin birer kanıtıdır.
Aldığınız tüm uluslararası akredite ISO belgeleri, 3 yıllık bir sertifikasyon döngüsüne tabidir. Bu döngü, belgenizin geçerliliğini korumak ve sisteminizin etkinliğini sürdürmek için tasarlanmıştır.
Bu rehberde, 3 yıllık döngünün nasıl işlediğini, “Gözetim Denetimi” ile “Yeniden Belgelendirme Denetimi” arasındaki farkları ve belgenizi zamanında yenilemek için atmanız gereken adımları detaylıca açıklıyoruz.
Bu makale, belgelendirmenin “yenileme” aşamasına odaklanmaktadır. ISO belgesi almanın tüm adımlarını, farklı standartları ve sürecin tamamını öğrenmek için lütfen ISO Belgelendirme: Tüm ISO Belgeleri İçin Kapsamlı Rehberimizi okuyun.
3 Yıllık Sertifikasyon Döngüsü: Gözetim ve Yenileme
Tüm akredite ISO yönetim sistemi belgeleri (ISO 9001, 14001, 45001, 27001, 22000, 50001 vb.) aynı 3 yıllık geçerlilik döngüsünü takip eder. Bu, standartların Yüksek Seviyeli Yapısı’nın (HLS) bir gereğidir.
Bu döngü iki tür denetimden oluşur:
1. Gözetim Denetimi (Surveillance Audit) – (Yıl 1 ve Yıl 2)
ISO belgenizi aldıktan sonra (buna “İlk Belgelendirme Denetimi” denir), sistemin etkinliğinin devam edip etmediğini kontrol etmek amacıyla 1. yılın sonunda ve 2. yılın sonunda gözetim denetimlerine girmeniz zorunludur.
- Amacı: Yeniden belgelendirme denetiminden daha kısa kapsamlıdır. Temel amacı, sistemin “yaşadığını”, iç denetimlerin yapıldığını, YGG’lerin (Yönetimin Gözden Geçirmesi) toplandığını ve sistemin temel gerekliliklerinin korunduğunu doğrulamaktır.
- Sonucu: Bu denetimleri başarıyla tamamlamak, belgenizin bir sonraki yıla kadar geçerliliğini sürdürmesini sağlar.
2. Yeniden Belgelendirme Denetimi (Re-certification Audit) – (Yıl 3)
Belgenizin 3 yıllık geçerlilik süresi dolmadan hemen önce, “Yeniden Belgelendirme Denetimi” adı verilen kapsamlı bir denetime girersiniz.
- Amacı: Bu denetim, ilk belgelendirme denetimine benzer bir derinliktedir. Denetçiler, sisteminizin son üç yıldaki genel performansını, sürekli iyileştirme kayıtlarını ve standardın tüm uygulanabilir maddelerine olan uygunluğunu yeniden detaylı bir şekilde inceler.
- Sonucu: Bu denetimi başarıyla tamamladığınızda, sertifikanız bir sonraki 3 yıllık döngü için yenilenir ve süreç (Yıl 1 ve Yıl 2 gözetimleriyle) yeniden başlar.
ISO Belgesi Yenileme Süreci: 3 Adımda Hazırlık ve Uygulama
Yeniden belgelendirme denetimi (3. Yıl Denetimi), son dakika hazırlanılacak bir süreç değildir. Başarılı bir yenileme, sürekli bir hazırlık gerektirir.
Adım 1: Sürekli İç Hazırlık (İç Denetim ve YGG)
Yeniden belgelendirme denetiminde başarılı olmanın sırrı, gözetim denetimlerinde olduğu gibi, sisteminizi “yaşatmaktır”. Denetçilerin görmek isteyeceği en önemli kanıtlar şunlardır:
- İç Denetimler: Sisteminizi planlı aralıklarla (genellikle yılda en az bir kez) kendiniz denetlediniz mi? Bu denetimlerde uygunsuzluklar buldunuz mu?
- Yönetimin Gözden Geçirmesi (YGG): Üst yönetim, sistemi (hedefler, müşteri şikayetleri, iç denetim sonuçları vb.) düzenli olarak gözden geçirdi mi ve iyileştirme kararları aldı mı?
- Düzeltici Faaliyetler (DÖF): Bulunan uygunsuzluklar için kök neden analizi yapıp kalıcı çözümler ürettiniz mi?
→ Etkili bir iç denetimin nasıl yapılması gerektiğini öğrenmek için Etkili Bir ISO 9001 İç Denetimi Nasıl Yapılır? (Soru Listesi ve Raporlama Örneği) başlıklı makalemize göz atın.
Adım 2: Doğru Kuruluşun Seçimi ve Başvuru
Belge yenileme sürecinde, mevcut belgelendirme kuruluşunuzla devam edebilir veya farklı bir akredite kuruluştan (Vertacert gibi) teklif alabilirsiniz.
- Akreditasyon: Seçeceğiniz kuruluşun mutlaka TÜRKAK veya IAS gibi uluslararası tanınırlığa sahip bir kurum tarafından akredite olduğundan emin olun.
- Deneyim ve Referans: Kuruluşun sektörünüzdeki deneyimi ve referansları, size sadece “denetim” değil, “katma değer” sunup sunamayacağını gösterir.
- Başvuru: Belgenizin geçerlilik süresi dolmadan en az 3-4 ay önce seçtiğiniz kuruluşla iletişime geçerek yenileme başvurusunu yapmalı ve denetim planlamasını başlatmalısınız.
Adım 3: Yenileme Denetiminin Gerçekleştirilmesi
Yeniden belgelendirme denetimi, planlanan tarihlerde (Aşama 1 ve Aşama 2 şeklinde olabilir veya birleşik yapılabilir) gerçekleştirilir. Denetçiler, sisteminizin 3 yıllık performansını ve standarda uygunluğunu detaylıca inceler. Denetim sonucunda:
- Başarılı: Belgeniz 3 yıl daha yenilenir.
- Minör Uygunsuzluklar: Belgeniz yenilenir, ancak tespit edilen küçük uygunsuzlukları kapatmak için size bir süre tanınır.
- Majör Uygunsuzluk: Sistemin işlemediğini gösteren büyük bir uygunsuzluk varsa, bu hata kapatılana kadar belgeniz yenilenmez.
Yenileme Yapılmazsa veya Gözetim Denetimi Kaçırılırsa Ne Olur?
ISO belgelerinin yenilenmemesi veya yıllık gözetim denetimlerinin atlanması, işletmeler için ciddi riskler doğurur:
- Belgenin Askıya Alınması/İptali: Gözetim denetimine girmezseniz veya yenileme yapmazsanız, belgeniz önce “askıya alınır” (geçersiz duruma düşer), düzeltilmezse “iptal edilir”.
- Müşteri Güveni ve İtibar Kaybı: Müşterileriniz ve iş ortaklarınız, sertifikanızın geçerliliğini sorguladığında (ki çoğu sorgular), geçersiz bir belge sunmak, itibarınızı tamamen zedeler.
- İhale ve Pazar Kaybı: İhalelere katılamaz, tedarikçisi olduğunuz büyük firmaların listesinden çıkarılırsınız.
- Yasal Riskler: Özellikle ISO 45001 (İSG) veya ISO 14001 (Çevre) gibi standartlar yasal gerekliliklerle bağlantılıysa, sisteminizin çalışmadığının kanıtlanması yasal yaptırımlara yol açabilir.
Vertacert ile Belge Yenileme Sürecinizi Güvence Altına Alın
ISO belgenizin geçerliliğini korumak, onu ilk kez almaktan daha az çaba gerektirir ancak daha fazla tutarlılık ister. Vertacert, deneyimli başdenetçi kadrosuyla, belge yenileme ve gözetim denetimi süreçlerinizde size sadece denetim hizmeti değil, aynı zamanda katma değerli bir rehberlik sunar.
