Dokümantasyon: ISO 9001’in Bürokrasi Yükü mü, Kurumsal Hafızası mı?
ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi (KYS) kuran birçok kuruluş, dokümantasyonu en büyük engel ve gereksiz bir bürokrasi yükü olarak görür. Oysa standart, önceki versiyonlarına göre çok daha esnek bir yaklaşım benimsemiştir. Artık amaç, “her şeyi yazmak” değil, **”işi etkili bir şekilde yapmak için gerekenleri yazmak”**tır. Bu rehber, standardın neleri zorunlu tuttuğuna odaklanır. Denetim günü teklif aşamasından itibaren elinizde olması gereken tüm idari ve teknik evrakların tam kontrol listesi için ise ISO 9001 Başvuru Evrakları Kontrol Listesi başlıklı makalemize göz atabilirsiniz.
ISO 9001’de dokümantasyon iki temel kavram etrafında döner:
- Dokümante Edilmiş Bilgi: Standardın zorunlu tuttuğu belgelerdir (örn: Kalite Politikası, hedefler, kayıtlar).
- Kuruluşun Gerekli Gördüğü Bilgi: Kuruluşun süreçlerini etkin bir şekilde yönetmek için kendi isteğiyle oluşturduğu belgelerdir (örn: Çalışma talimatları, özel formlar, görev tanımları).
Bu rehberde, Vertacert uzmanlığıyla, ISO 9001:2015’in zorunlu kıldığı minimum doküman listesini sunuyor ve gereksiz evrak yükünden nasıl kurtulacağınızı anlatıyoruz.
Dokümantasyonun KYS’deki yerini, insan kaynakları ve altyapı gibi diğer destek süreçleriyle ilişkisini görmek için lütfen ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi Belgelendirme Ana Rehberimizin “Madde 7: Destek” bölümünü ziyaret edin.
1. ISO 9001:2015 Tarafından Zorunlu Tutulan Dokümanlar Listesi
Standart, zorunlu tutulan belgeleri iki ana gruba ayırır: Sistemin Tanımı (Prosedürler/Politikalar) ve Kanıt (Kayıtlar).
A. Zorunlu Prosedürler, Politikalar ve Tanımlayıcı Belgeler (Sistemi Anlatanlar)
| Zorunlu Doküman (Madde) | Kısa Açıklama |
| KYS Kapsamı (4.3) | KYS’nin sınırlarını, uygulandığı yerleri ve hariç tutulan maddeleri (varsa) tanımlayan yazılı doküman. |
| KYS Prosesleri (4.4) | Kalite yönetim sistemini oluşturan temel süreçlerin (girdi, çıktı, sorumluluklar) yazılı tanımları. |
| Kalite Politikası (5.2) | Kuruluşun kaliteye olan taahhüdünü belirten resmi ve üst yönetim tarafından onaylanmış metin. |
| Kalite Amaçları (6.2) | Kalite hedeflerini, bu hedeflere ulaşmak için gerekli planlamayı ve takip yöntemlerini içeren doküman. |
| Yetkinlik Kanıtı (7.2) | Çalışanların görevlerini yerine getirecek yetkinliğe sahip olduğunu gösteren kayıtlar (Eğitim sertifikaları, deneyim kayıtları). |
B. Zorunlu Kayıtlar (Kanıt Gösterenler)
Bu kayıtlar, sistemin çalıştığının en somut kanıtıdır ve denetimlerde ilk istenen belgelerdir.
| Zorunlu Kayıt (Madde) | Hangi Sürecin Kanıtıdır? |
| Kalibrasyon Kayıtları (7.1.5) | Ölçme ve izleme ekipmanlarının geçerli kalibrasyon kayıtları. |
| İç Denetim Programı ve Raporları (9.2) | Yıllık denetim planları, yapılan denetimlerin raporları ve bulguları. |
| Yönetimin Gözden Geçirme Tutanakları (9.3) | Üst yönetimin sistemi gözden geçirdiği toplantıların gündemi ve alınan kararların kayıtları. |
| Düzeltici Faaliyet (DÖF) Kayıtları (10.2) | Uygunsuzlukların (hata, şikayet) kök neden analizi ve alınan kalıcı aksiyonların kayıtları. |
| Tedarikçi Değerlendirme Kayıtları (8.4) | Dışarıdan sağlanan hizmet ve ürün tedarikçilerinin seçimi, değerlendirilmesi ve performans izleme kayıtları. |
| Müşteri Şartlarının Gözden Geçirilmesi (8.2) | Müşteri taleplerinin alınıp doğru anlaşıldığını gösteren sipariş formları, sözleşmeler. |
| Uygun Olmayan Çıktıların Kontrolü (8.7) | Hatalı ürün veya hizmetlerin ayrılması, izlenmesi ve düzeltilmesi ile ilgili kayıtlar. |
2. Gereksiz Bürokrasiden Kaçınma ve Pratik İpuçları (Başdenetçi Görüşü)
ISO 9001:2015, önceki versiyonlardan farklı olarak “yazılı prosedür” terimini büyük ölçüde kaldırmıştır. Artık önemli olan, bilginin erişilebilir ve doğru olmasıdır.
Hangi Durumlarda Prosedür Yazmalısınız?
Vertacert uzmanları olarak, bir süreç aşağıdaki kriterlerden birini sağlıyorsa, yazılı bir prosedür oluşturmanızı öneririz:
- Yasal Zorunluluk: Yasal mevzuat, o sürecin yazılı olmasını istiyorsa (örn: bazı İSG prosedürleri).
- Yüksek Risk: Sürecin yanlış yapılması, müşteri kaybına veya büyük maliyetlere yol açıyorsa (örn: Tasarım, Kritik Üretim Prosesleri).
- Karmaşıklık: Süreç çok karmaşıksa veya birçok farklı departmanın katılımını gerektiriyorsa.
- Eğitim: Yeni personelin eğitimi için yazılı talimatlar şartsa.
→ Denetimlerde en sık karşılaşılan hatalardan biri olan zayıf dokümantasyonu önlemek için, Bir Başdenetçinin Gözünden: ISO 9001 Denetiminde Sık Yapılan 10 Kritik Hata başlıklı blog yazımızdaki ipuçlarına göz atın.
Dokümantasyonun Dijitalleşmesi
Dokümante edilmiş bilgi, artık sadece klasörler dolusu kağıt anlamına gelmez. KYS dokümantasyonunuz; yazılımlar (ERP, CRM), dijital formlar, videolar, hatta şirket içi intranet sayfaları şeklinde de olabilir. Önemli olan, bilginin sürüm kontrollü, erişilebilir ve güncel olmasıdır.
3. Vertacert Denetimlerinde Dokümantasyon Vurgusu
Denetim sırasında odak noktamız asla “Kaç tane prosedürünüz var?” sorusu değildir. Bizim için kritik olan:
- Uygunluk: Dokümanlarınız standardın zorunlu kıldığı tüm asgari gereklilikleri karşılıyor mu?
- Etkinlik: Sahadaki çalışma şekli, yazılan prosedürlerle tutarlı mı? (Çalışanlar, prosedürde yazanı mı yapıyor, yoksa kendi yöntemlerini mi uyguluyor?)
- Ulaşılabilirlik: İlgili personel, ihtiyacı olduğunda güncel dokümana hızla ulaşabiliyor mu?
Unutmayın: En iyi dokümantasyon, kullanılan dokümantasyondur.
